Koniec z fakturami „wstecz”, poprawkami Wordem i luzackim podejściem. KSeF to totalna rewolucja w polskim biznesie - i zaczyna się już teraz.

Od 2026 roku każdy przedsiębiorca w Polsce nie tylko będzie mógł, ale musi wystawiać faktury przez Krajowy System e‑Faktur (KSeF) - centralny, rządowy system e‑fakturowania, przez który będzie przebiegać każdy dokument sprzedaży i zakupu w relacjach B2B i B2G. To nie jest kolejny projekt informatyczny ani „cyfryzacja”, jakich już kilka widzieliśmy. To pełna transformacja systemu podatkowego, w której fiskus patrzy na Twoją fakturę zanim Ty ją wyślesz do klienta.

Koniec z:

• wystawianiem faktur „z datą wsteczną” - faktura ma wartość dopiero, gdy jest zaakceptowana przez KSeF;

• dowolnym poprawianiem PDF‑ów czy Worda po wystawieniu; system wymusza ustrukturyzowany format XML;

• ręcznym przepisywaniem, magicznymi sztuczkami księgowymi i „jakoś to będzie” w ostatniej chwili; to koniec swobody proceduralnej, jaką do tej pory znałeś.

Kluczowe terminy – kto, kiedy, jak

• 1 lutego 2026 r. Duże przedsiębiorstwa (obroty powyżej 200 mln zł) muszą już wystawiać e‑faktury przez KSeF.

• 1 kwietnia 2026 r. Wszyscy pozostali podatnicy VAT tracą możliwość wystawiania faktur poza KSeF. To oznacza, że każde VAT‑owskie rozliczenie musi przejść przez państwowy serwer - bez wyjątków.

• 1 stycznia 2027 r. Najmniejsze podmioty (mikrofirmy) również zostaną wciągnięte obowiązkowo do systemu.

Fiskus widzi wszystko - zanim Ty wyślesz klientowi

W klasycznym modelu faktura jest tworzona w programie, wysyłana e‑mailem, a klient ją odbiera i księguje. Od 2026 r. to nie wystarczy. W KSeF:

• faktura jest generowana i wysyłana przez centralny system MF,

• każdy dokument otrzymuje unikalny identyfikator i znacznik czasu,

• Urząd Skarbowy ma dostęp do danych od razu, zanim trafią do Twojego kontrahenta.

To oznacza ciągły monitoring, automatyczną weryfikację poprawności i pełną transparentność. System nie tylko przechowuje faktury - on je kontroluje.

KSeF wymusza:

• automatyzację procesów księgowych,

• integrację z systemami ERP/CRM/Fakturowania,

• zmianę sposobu pracy księgowości: z dokumentów papierowych na ciągłe przesyłanie danych w czasie rzeczywistym.

Nie ma miejsca na „chwilowe obejścia” czy manualne poprawki.

Przedsiębiorcy, którzy myślą, że „jakoś to przejdzie”, odkładają integrację do ostatniej chwili i zostaną zaskoczeni:

• testy techniczne trzeba zacząć już teraz;

• proces zmian w ERP, księgowości i compliance trwa miesiącami;

• od 1 kwietnia 2026 r. faktura nieistniejąca w KSeF nie istnieje prawnie.

Każda faktura VAT – niezależnie od wartości i odbiorcy – musi przejść przez KSeF.

Kogo dotyczy to najmocniej:

• firmy usługowe, produkcyjne, handlowe

• start‑upy i MŚP

• spółki z o.o., JDG, oddziały zagraniczne z VAT

• kontrakty B2B i B2G